Confinement et transformation numérique

En quelques mois, le télétravail est devenu la norme pour un grand nombre de cadres qui, de rendez-vous en réunions « visio », organisent leur journée 100% connectés. Mais concrètement, télétravailler, ça veut dire quoi ? Est-il possible d’interagir avec ses collègues, fournisseurs, clients de la même façon quand on ne se parle plus que par écrans interposés ? Car le simple fait d’avoir un ordinateur portable à la maison n’est pas la garantie d’une transformation numérique réussie. Le télétravail pourrait bien être l’arbre qui cache la forêt…

La transformation numérique des entreprises à débuté par la relation client il y a presque dix ans, poussée par les nouvelles technologies qui ont modifié les usages, simplifié les échanges et rapproché les clients des entreprises. Cette première étape a montré que la transformation digitale n’était pas uniquement technologique mais également organisationnelle et humaine. Les processus internes, les fonctions, les organisations ont été chamboulés.

Dans l’élan, c’est toute la chaîne logistique qui s’est transformée, parfois jusqu’à la digital workplace pour les mutations les plus abouties. Passer au télétravail représente une nouvelle évolution majeure des entreprises et embrasse un grand nombre de projets qui ne se limitent pas à l’achat d’ordinateurs portables.

La crise sanitaire n’a pas apporté le télétravail : un grand nombre d’entreprises avaient déjà fait le pas, notamment grâce à l’ordonnance de 2017 réformant le code du travail, et assouplissant largement les voies de recours au télétravail.

Selon une étude (Malakoff/Humanis de 2020), le secteur privé comptait 30% de télétravailleurs en 2019 ; certes essentiellement des cadres d’entreprises de plus de 250 salariés du secteur des services, mais un échantillon qui donne déjà un bon feed-back sur la pratique. Cette étude montre que le télétravail génère un bel indice de satisfaction du côté des entreprises avec un score de 9/10. Du côté des salariés ont retiendra que 88% des télétravailleurs se disent plus efficaces ou productifs et 86% se considèrent moins fatigués avec un meilleur équilibre vie perso/vie pro.

Les évolutions sociétales, mais également les préoccupations environnementales, ont fait leur bonhomme de chemin. De pics de pollution en épisodes de canicule, réduire les déplacements est perçu comme un enjeu majeur. Enfin, cette pratique, peut être réellement intéressante financièrement, car elle permet des économies d’échelle sur les locaux et les dépenses courantes. A méditer… 

La crise est passée par là, démontrant que seules les entreprises qui ont entrepris les chantiers de transformation ont été moins affectées que les autres. Le « tout numérique » n’est donc plus une option. Mais par où et par quoi commencer ? 

L’objectif est de bâtir une organisation de (télé)travail qui permette d’avoir une qualité de vie et une productivité équivalente à celle du présentiel. Le télétravail est la partie visible de l’iceberg : oui, pour télé-travailler, il faut avoir un poste de travail mobile, être joignable… Mais dans les faits qu’est ce qui doit évoluer ?

Quand on parle télétravail on se rend compte que c’est l’écosystème du salarié qu’il faut considérer. Pour chaque fonction, il faut valider que le salarié a les bons outils, qu’il peut communiquer, échanger et accéder aux bonnes informations, que les applications sont accessibles, qu’il est formé et peut avoir accès à un support opérationnel et de qualité.

Une fois ces sujets traités, c’est l’organisation qui va être impactée. Nous sommes habitués à lever la tête pour demander à Pauline ou Hugo une info, un conseil. Comment réussir à garder le contact quand l’organisation, les fonctions, les pratiques n’ont pas été anticipées ? L’organisation c’est aussi comment et avec qui je travaille, de quelle interaction j’ai besoin pour réaliser ma mission. « L’organisation traditionnelle » de l’entreprise basée sur la structure décisionnelle peut s’en trouver mise à mal.

Le télétravail c’est aussi un gros challenge pour bon nombre de managers comme le souligne l’étude Malakoff/Humanis : 64% d’entre eux ne sont pas accompagnés lors de la mise en place du télétravail. Ils se retrouvent confronté à des difficultés pour maintenir la cohésion d’équipe, pour suivre les projets, pour déléguer et contrôler. Le manager est perdu, quel rôle remplit-il ? Là aussi, l’entreprise doit anticiper pour ne pas mettre en difficulté ses cadres et préparer en amont un changement de posture, et de mission.

Il est capital de soutenir et aider les collaborateurs dans cette transformation organisationnelle, en les accompagnant pour qu’ils trouvent leurs marques et qu’ils puissent ensemble imaginer d’autres moyens de fonctionner et de produire. Mieux préparés et épaulés par leur direction, les managers et leurs équipes seront en mesure de faire évoluer leurs pratiques, et « disrupter » leur organisation.

On pourrait s’arrêter là, mais à y regarder de plus près la dimension RPS (Risques Psycho-Sociaux) doit être prise en compte. Facile de passer des heures sur son laptop quand on est seul. Difficile pour d’autres de concilier vie professionnelle et familiale quand les enfants nous rappellent à l’ordre pour le déjeuner. Pas évident de se motiver, seul devant son ordinateur, loin de ses collègues…. Tant de portraits pourraient être brossés : les situations sont multiples et uniques.  Loin des locaux de l’entreprise, c’est l’entreprise qui rentre dans la sphère privée. Prévoir avec les partenaires sociaux les moyens, la communication, les mesures à mettre en place pour avoir un feed-back fiable et utile semble incontournable.

Adresser ces sujets dans le cadre d’une organisation de télétravail impose une transformation digitale des entreprises couvrant les problématiques technologiques, organisationnelles, humaines ; mais aussi culturelles et légales.

Vous l’aurez compris, du télétravail à la transformation numérique il y a un gap à franchir. 

Et vous, où en êtes-vous dans cette transformation ? Vous ne savez pas bien ? Alors commençons par le début : créer votre territoire numérique ! Tel un cartographe, il est nécessaire d’identifier les processus, les fonctions, les flux de l’entreprise. Comme nous l’avons vu, ce n’est pas qu’une question d’outils et de technologie. L’usage, la prise en main des outils, l’adhésion des équipes sont essentiels dans la réussite de votre transformation. C’est au plus près du terrain et avec les équipes que l’on mesure le mieux les écarts avec l’intégration des nouvelles pratiques.

Rappelez-vous que sur le terrain du digital un quart des investissements est gaspillé par manque d’accompagnement et de conduite du changement. Résultat : manque de sens et d’adhésion, incompréhension, résistance, enlisement...

Donc l’inclusion, la communication, la transparence sont de mise dans une démarche d’accompagnement.

Globalement c’est aussi une question de transformation des dirigeants, pour soutenir les initiatives, les nouvelles méthodes, insuffler de nouvelles pratiques et valoriser la créativité. Dans tous les cas une approche pragmatique et individualisé est recommandée.

C’est donc bien au-delà du poste de travail qu’il faut considérer la révolution du télétravail. Sous le laptop se cache la transformation numérique des entreprises. Pour adresser ce sujet aux multiples facettes, toutes les visions de l’entreprise sont nécessaires. Partager un langage commun, construire le chemin qui vous ressemble, et accompagner vos équipes pour que cette transformation devienne réalité.